Impower in der Hausverwaltung - Buchhaltung und Belegprüfung digital organisiert

Rechnungen, Buchungen und Belege gehören zum Alltag jeder Hausverwaltung. Doch was passiert eigentlich mit den Unterlagen, wenn das Wirtschaftsjahr abgeschlossen ist und die Eigentümergemeinschaft die Abrechnung prüfen möchte?

Genau hier kommt die Belegprüfung ins Spiel. Der Verwaltungsbeirat kann die Buchhaltung und die dazugehörigen Belege kontrollieren und sich so einen Überblick über die finanziellen Vorgänge der WEG verschaffen.

Digitale Lösungen wie Impower können dabei unterstützen, die Buchhaltung übersichtlich zu organisieren und die Belegprüfung für den Verwaltungsbeirat einfacher und strukturierter zu gestalten.

3 Vorteile einer Buchhaltungssoftware

1. Buchhaltung digital und übersichtlich organisiert

In einer Hausverwaltung laufen zahlreiche finanzielle Vorgänge zusammen: Rechnungen von Handwerkern, Versicherungen, Dienstleistern, Versorgungsunternehmen oder sonstige Ausgaben der Eigentümergemeinschaft. Diese Vorgänge müssen korrekt erfasst, den entsprechenden Konten zugeordnet und für die weitere Abrechnung verarbeitet werden.

Mit Impower können diese Buchhaltungsprozesse digital organisiert werden. Die einzelnen Belege und Buchungsvorgänge werden strukturiert erfasst und können später gezielt nachvollzogen werden. Das ist nicht nur für die Hausverwaltung hilfreich, sondern bildet auch die Grundlage für eine übersichtliche Belegprüfung.
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2. Belege digital durch den Beirat prüfen

Ein wichtiger Bestandteil der Arbeit des Verwaltungsbeirats  ist die Prüfung der Belege und Abrechnung. Dabei geht es beispielsweise darum, nachzuvollziehen, welche Ausgaben im Laufe des Jahres entstanden sind und ob diese korrekt erfasst wurden.

Mit einer digitalen Lösung müssen dafür nicht zwangsläufig zahlreiche Papierordner durchgesehen werden. Relevante Belege können digital eingesehen und den entsprechenden Buchungsvorgängen zugeordnet werden. Der Beirat kann dadurch gezielt nachvollziehen, welcher Beleg hinter einer Buchung steht und sich einen strukturierten Überblick über die Ausgaben der WEG verschaffen.
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3. Weniger Papier, mehr Überblick

Gerade bei größeren Eigentümergemeinschaften kann die Menge an Belegen erheblich sein. Werden diese ausschließlich in Papierform aufbewahrt, kann die Vorbereitung einer Belegprüfung entsprechend aufwendig werden.

Die digitale Bereitstellung der Unterlagen erleichtert den Zugriff und kann die Prüfung strukturierter machen. Belege lassen sich gezielt aufrufen, statt zunächst einzelne Ordner durchsuchen zu müssen. Das kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn der Verwaltungsbeirat seine Prüfung nicht direkt in den Räumen der Hausverwaltung durchführt.

So funktioniert die digitale Belegprüfung  

Die Hausverwaltung führt die laufende Buchhaltung und erfasst die entsprechenden Geschäftsvorgänge digital. Die dazugehörigen Belege werden ebenfalls digital hinterlegt. Für die Belegprüfung kann der Verwaltungsbeirat anschließend auf die relevanten Unterlagen zugreifen und die einzelnen Buchungen nachvollziehen. So lässt sich beispielsweise prüfen, welche Rechnung hinter einer bestimmten Ausgabe steht und ob die entsprechenden Unterlagen vorhanden sind. Die Prüfung kann dadurch digital und ortsunabhängig erfolgen, ohne dass sämtliche Belege in Papierform zusammengestellt und persönlich übergeben werden müssen.

Wichtig dabei: Die Plattform stellt die Informationen und Belege digital zur Verfügung und erleichtert damit den Prüfprozess. Die eigentliche Prüfung und Bewertung der Unterlagen bleibt Aufgabe der Verwaltungsbeiräte.

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Welche Rolle spielt die Belegprüfung für die WEG?

Die Belegprüfung ist ein wichtiger Bestandteil der Kontrolle innerhalb einer Eigentümergemeinschaft. Der Verwaltungsbeirat kann sich dadurch einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben verschaffen und die Abrechnung anhand der zugrunde liegenden Belege nachvollziehen.

Eine digitale Lösung verändert dabei nicht die Verantwortlichkeiten. Die Hausverwaltung führt die Buchhaltung und stellt die notwendigen Unterlagen bereit. Der Verwaltungsbeirat prüft die Unterlagen und kann seine Fragen oder Anmerkungen mit der Verwaltung besprechen.

Unser Tipp

‍Wenn Sie Mitglied des Verwaltungsbeirats sind, klären Sie frühzeitig mit Ihrer Hausverwaltung, wie die Belegprüfung organisiert wird und welche Unterlagen Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Eine digitale Prüfung kann insbesondere bei größeren Eigentümergemeinschaften viel Zeit sparen.
Wichtig ist dabei vor allem, dass die einzelnen Buchungen und die dazugehörigen Belege nachvollziehbar miteinander verknüpft sind und Rückfragen unkompliziert mit der Hausverwaltung geklärt werden können.

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Neugierig, welche digitalen Lösungen heute bereits dabei helfen, die Zusammenarbeit zwischen Hausverwaltung, Verwaltungsbeirat und Eigentümern zu vereinfachen?
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