Mehr als nur ein Ehrenamt: Die unterschätzte Verantwortung des Verwaltungsbeirats

Die Wahl des Verwaltungsbeirats ist für jede Wohnungseigentümergemeinschaft ein wichtiger Schritt. Als Bindeglied zwischen den Eigentümern und der Hausverwaltung übernimmt der Beirat eine unverzichtbare Kontroll- und Vermittlungsfunktion. Doch was viele engagierte Eigentümer bei der Wahl unterschätzen: Der Posten des Beirats ist ein offizielles Ehrenamt, das mit echter rechtlicher Verantwortung einhergeht. Wer hier Fehler macht, riskiert im schlimmsten Fall, mit seinem privaten Vermögen zu haften.

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Pflichtverletzung im Ehrenamt: Die typischen Fehlerquellen bei der Beiratsarbeit

Die Kernaufgabe des Beirats liegt in der Unterstützung und Überwachung der Hausverwaltung. Insbesondere bei der Prüfung der jährlichen Abrechnungen und Wirtschaftspläne ist höchste Sorgfalt gefragt.

Ein Haftungsrisiko für den Beirat entsteht vor allem durch:

• Schlampige Rechnungsprüfung: Wer die Jahresabrechnung einfach durchwinkt, ohne Belege und Kontostände stichprobenartig zu prüfen, handelt pflichtwidrig.
  Wird dadurch ein finanzieller Schaden für die WEG übersehen, kann der Beirat zur Rechenschaft gezogen werden

• Fehlerhafte Stellungnahmen: Der Beirat muss der Gemeinschaft vor der Beschlussfassung über die Abrechnung eine Stellungnahme abgeben. Ist diese nachweislich falsch oder irreführend, haftet das Gremium für die Folgen

• Überschreitung von Kompetenzen: Eigenmächtige Auftragsvergaben von Angeboten, die ausschließlich per Beschluss durch die Eigentümergemeinschaft angenommen werden dürfen, sind Beiräten nicht gestattet
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Gesetzlicher Schutzschirm: Die Grenze zwischen Fehler und Absicht

Der Gesetzgeber hat den Schutz für ehrenamtliche Beiräte mit der letzten großen WEG-Reform deutlich gestärkt. Wer sich demnach unentgeltlich engagiert, wird nicht für jeden kleinen Alltagspatzer bestraft.

Hierbei unterscheidet das Recht klar:

• Einfache Fahrlässigkeit (geschützt): Macht ein unentgeltlich tätiger Beirat einen gewöhnlichen Fehler, indem er z.B. vergisst ein Dokument termingerecht weiterzuleiten, greift das gesetzliche Haftungsprivileg und er haftet gegenüber der WEG in der Regel nicht

• Grobe Fahrlässigkeit (Haftungsrisiko): Wenn elementare Pflichten ignoriert werden, z. B. die Missachtung der Prüfung der Jahresabrechnungen, spricht man von grober Fahrlässigkeit und damit endet der gesetzliche Schutz

• Vorsatz (volle Haftung): Bei bewusstem Handeln zum Nachteil der Gemeinschaft oder dem Veruntreuen von gemeinschaftlichen Geldern haftet der Beirat unbeschränkt
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Wie sich Beiräte effektiv absichern können

Engagierte Eigentümer sollten aus Angst vor Haftungsrisiken vor dem Amt des Beirats nicht zurückschrecken. Mit den richtigen Werkzeugen lässt sich das Risiko für die Beiratsmitglieder effektiv auf null reduzieren.

Eine professionelle Absicherung gelingt durch:

• Die jährliche Entlastung: Auf der Eigentümerversammlung sollte die WEG den Beirat jährlich entlasten. Damit erklärt die Gemeinschaft, dass sie für das abgelaufene Jahr keine Schadensersatzansprüche gegen den Beirat geltend macht (sofern zum Zeitpunkt des Beschlusses alle Fakten bekannt sind)

• Die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung: Diese spezielle Versicherung greift bei finanziellen Schäden, die durch Fehler des Beirats entstehen

• Übernahme der Kosten durch die WEG: Da der Beirat im Interesse aller Eigentümer handelt, ist es absolut üblich und fair, dass die Gemeinschaft die jährlichen Prämien für diese Versicherung aus dem Topf der Verwaltungskosten zahlt
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Unser Tipp

‍Lassen Sie als Wohnungseigentümergemeinschaft den Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für Ihren Beirat direkt als festen Tagesordnungspunkt auf die nächste Eigentümerversammlung setzen. Die Kosten für die Gemeinschaft sind minimal, aber die Wirkung ist enorm: Sie schützt nicht nur die engagierten Beiräte vor dem finanziellen Ruin, sondern sorgt auch dafür, dass sich überhaupt noch fähige Eigentümer für dieses wichtige Ehrenamt finden lassen.

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Neugierig, wie die Zusammenarbeit zwischen dem Verwaltungsbeirat und der Hausverwaltung optimal funktionieren kann?

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